Działania z zakresu HR bywają przez pracodawców traktowane jako koszt. Wydatki, jakie są z nimi związane, łatwo wyliczyć, z kolei korzyści bywają ulotne i trudno mierzalne. Dlatego warto, żeby każdy dział HR dbał o dane, które są uzasadnieniem biznesowym jego działalności. Jednym z istotnych i stosunkowo łatwo mierzalnych zadań HR jest prowadzenie rekrutacji. Weryfikowanie skuteczności podejmowanych działań ułatwiają wskaźniki efektywności. Ich wyniki mogą mieć istotne przełożenie na kwestie budżetowe. Poza tym tempo rekrutacji przekłada się na rentowność firmy, co jest kluczowe, jeśli chodzi o działalność przedsiębiorstwa.
Rentowność jest jednym z najważniejszych parametrów odzwierciedlających efektywność działań w firmie. Wykazuje, czy przedsiębiorstwo jest odpowiednio zarządzane oraz czy posiada zasoby, które umożliwiają realizację założeń biznesowych. Im wyższy jest poziom rentowności, tym lepsza sytuacja finansowa firmy. Wyliczanie tego wskaźnika ma na celu powiązanie wyniku finansowego z przychodami ze sprzedaży, posiadanymi zasobami oraz kapitałem własnym. Mimo że jest to wskaźnik stricte biznesowy, może mieć przełożenie na motywację pracowników. Źle zarządzana, nierentowna firma będzie negatywnie wpływać na poczucie sprawczości pracowników. Co za tym idzie, jeśli dane stanowisko jest rentowne, oznacza, że przynosi ono korzyści dla biznesu, co wpływa pozytywnie na ocenę własnej pracy przez pracownika. Jeśli rentowne nie jest, może przyczyniać się do frustracji zatrudnionego, powodować poczucie bezsensu i obawę przed zwolnieniem.
Rekrutacja jest procesem, który wpływa na realizację przez firmę jej celów i planów strategicznych. Wydłużające się procesy rekrutacyjne powodują, że przedsiębiorstwo może nie być w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań bądź pracownicy będą zmuszeni realizować nadgodziny. Dodatkowo prowadzenie procesu rekrutacyjnego powoduje koszty związane z zaangażowaniem zespołu, promocją ogłoszeń, ewentualnym wsparciem firm zewnętrznych. Dlatego prowadzenie efektywnych działań w tym zakresie jest kluczowe. Jednocześnie rekrutacje stanowią w ostatnich latach spore wyzwanie. Ambicje pracodawców w Polsce są duże i wykazują oni sporą aktywność w tym obszarze. Zgodnie z Raportem Płacowym 2019[1], ukazującym trendy panujące na rynku pracy, aż 87% firm planuje zwiększyć zatrudnienie. Znaczna większość z nich (59%) planuje zatrudnić pracowników stałych. Jednocześnie aż 91% spodziewa się trudności związanych z pozyskaniem nowych członków zespołu. Według pracodawców problemy te będą wynikać z niedoboru odpowiednich kandydatów na rynku (49%), zbyt wysokich oczekiwań finansowych (28%) oraz rosnącej konkurencji między firmami (22%).
Taka sytuacja na rynku powoduje, że zmieniają się oczekiwania względem kandydatów. Wielu pracodawców przestało koncentrować się wyłącznie na umiejętnościach potencjalnych pracowników i większą wagę przywiązuje do ich postawy. Jest to zasadnicza zmiana, dzięki której elastyczni pracodawcy, szybko reagujący na zmiany otoczenia, wygrywają z konkurencją. Kolejnym elementem wspierającym efektywność procesów rekrutacyjnych jest onboarding pracownika. To, w jaki sposób przebiegnie, wpływa na to, czy nowy pracownik będzie zadowolony z podjętej decyzji czy jednak zrezygnuje. Jeśli okaże się odpowiednią osobą na odpowiednim stanowisku, szybko zacznie przynosić wartość firmie, a to oznacza zwrot z inwestycji, jaką jest zatrudnienie kolejnej osoby w firmie. Tego rodzaju działania powodują, że – pomimo zwiększenia kosztów związanych z płacami i świadczeniami pozapłacowymi –- rentowność firm nie spada. To zjawisko wynika ze wzrostu zysków, jakie wypracowuje przeciętnie pracownik[2].
Chcąc podnieść efektywność procesu rekrutacji, można zastanowić się również nad takimi elementami, jak: skrócenie bądź udoskonalenie procesu rekrutacji, zmiana źródeł pozyskania nowych pracowników lub wprowadzenie działań wspierających pozytywny wizerunek pracodawcy wśród szukających pracy (tzw. employee experience). Teoretycznie w dobie rywalizacji o kandydatów o odpowiednich kompetencjach, audyty wewnętrzne procesu rekrutacyjnego i wprowadzanie udoskonaleń powinny być normą. Jednak rzeczywistość ukazuje, że wiele firm ma jeszcze sporo do zrobienia. Raport prezentujący trendy w 2019 roku wykazuje, że pracodawcy starają się usprawnić procesy rekrutacyjne poprzez wzmacnianie marki pracodawcy na rynku, organizowanie praktyk i staży w firmie oraz zacieśnianie współpracy z agencjami rekrutacyjnymi. Nieco rzadziej decydują się na rekrutowanie pracowników z zagranicy bądź z innych sektorów czy branż[3].
Oczywiście, podobnie jak w przypadku innych procesów HR-owych, na efektywność rekrutacji ma wpływ bardzo wiele czynników. Co więcej, część z nich jest niezależna od woli czy umiejętności rekruterów, więc tym trudniej zarządza się tym procesem. Dlatego, aby mierzyć jego efektywność, warto ustalić pewne ogólne wskaźniki, które ukażą tendencje zmian – wzrost bądź spadek efektywności działań. Mogą to być takie wskaźniki, jak:
- Efektywność poszczególnych kanałów rekrutacji
Wskaźnik ma na celu ukazanie, ilu kandydatów „przychodzi” z danego źródła. Jeśli mamy różnorodne narzędzia do wykorzystania, a różnice cenowe są spore, warto mierzyć ten element. Dzięki niemu będziemy wiedzieć, gdzie promować oferty na poszczególne stanowiska.
- Atrakcyjność oferty
Jest to kolejny wskaźnik, który opiera się na liczbie zgłoszeń otrzymanych od kandydatów. W tym przypadku sprawdzamy stosunek liczby CV do liczby odsłon naszego ogłoszenia. Jeśli Twoje ogłoszenie jest opublikowane na portalu OLX Praca, dane dotyczące liczby wyświetleń i odpowiedzi są dla Ciebie aktualizowane na bieżąco. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności można znaleźć tutaj.
- Jakość aplikacji
Jest to współczynnik zaakceptowanych kandydatów do liczby otrzymanych CV. Ważne jest, żeby jasno określić, co oznacza kandydat zaakceptowany. Czy jest to kandydat, któremu wysłaliśmy zadanie aplikacyjne, zaproszony na rozmowę czy też ten, którego zaprosiliśmy do współpracy.
- Czas rekrutacji
Podobnie jak w przypadku mierzenia jakości aplikacji, czas rekrutacji jest wskaźnikiem umownym. Wymaga ustalenia, jaki punkt w czasie uznajemy za początek, a jaki za koniec procesu. Jeśli chodzi o jego rozpoczęcie, może to być moment zgłoszenia zapotrzebowania na pracownika, otrzymanie od osoby zlecającej wszystkich niezbędnych danych na temat procesu czy dzień publikacji ogłoszenia na www. Jeśli chodzi o zakończenie procesu, warto się zastanowić, czy powinien to być moment podpisania promesy, umowy czy też pierwszy dzień w pracy. Kolejną kwestią jest ustalenie, czy jako czas rekrutacji uznajemy liczbę dni roboczych czy też tydzień to 7 dni. Wszystkie te ustalenia są niezbędne ze względu na to, że ważne jest, żeby każdy w zespole znał je i stosował. Tylko w ten sposób możemy ze sobą porównywać wyniki.
- Koszt rekrutacji
Jest to wskaźnik, który często uważany jest za kluczowy. W przypadku jego weryfikacji należy zastanowić się, jakie koszty są związane z procesem rekrutacyjnym. Na pewno jest to wynagrodzenie pracownika prowadzącego rekrutację, koszt publikacji ogłoszenia, koszt systemu ATS (applicant tracking system) wykorzystywanego w firmie, ewentualnie koszt agencji rekrutacyjnej, która wspiera proces. Warto pamiętać, że część ze wskazanych kosztów będzie wymagała uśrednienia ze względu na liczbę rekrutacji, jakie firma prowadzi w przeciągu miesiąca czy roku.
- Employee experience
Poprzez prowadzenie ankiet z kandydatami uczestniczącymi w rekrutacji, jesteśmy w stanie sprawdzić, na ile prowadzony przez nas proces jest przyjazny dla kandydatów. Jest to bardzo ważna informacja dla całego działu, poszczególnych pracowników, ale i jednocześnie działanie pozytywnie wpływające na wizerunek pracodawcy. Warto, żeby ankieta umożliwiała ocenę punktową.
- Liczba odrzuconych ofert przez kandydatów
Jest to procent wskazujący liczbę kandydatów, którzy zostali przez firmę zaproszeni do współpracy i nie zdecydowali się na jej podjęcie. Niestety liczba ta nie ukazuje przyczyn problemu, więc jej zastosowanie jest ograniczone. Dlatego jeśli wskaźnik będzie ujawniał, że kandydaci dość regularnie, mimo otrzymania oferty, nie podejmują z nami współpracy, warto dopytywać ich o przyczyny decyzji i archiwizować tego rodzaju informacje.
- Współczynnik rotacji wśród nowo zatrudnionych
Warto sprawdzić, czy wysiłki działu rekrutacyjnego przynoszą oczekiwane rezultaty i nowe osoby współpracują z firmą dłużej niż trwa okres wdrożenia. Jeśli nowy pracownik zrezygnuje z pracy w trakcie lub po okresie wdrożenia, jest to znaczący koszt. Dlatego warto po czasie zweryfikować, (np. po 3, 6 i 12 miesiącach), czy nowo zatrudnieni nadal realizują usługi na rzecz firmy. Wysoki współczynnik może wskazywać potrzebę wprowadzenia zmian w procesie rekrutacji bądź onboardingu.
- Średni staż pracy
Średni staż pracy nie jest bezpośrednio związany z rekrutacją, jednak jego niski poziom może ukazywać, podobnie jak współczynnik rotacji wśród nowo zatrudnionych, niską jakość procesu rekrutacyjnego. Co więcej, jeśli weźmiemy pod uwagę poziom stanowiska czy też wynagrodzenia, możemy zweryfikować, czy niski staż pracy jest problemem dotyczącym wszystkich pracowników czy też poszczególnych grup zawodowych, finansowych itd.
Jeśli chodzi o dobór KPI (key performance indicators), kluczowe
jest odpowiedzenie sobie na pytanie, w jakim celu chcemy je mierzyć. Jeśli
będziemy wykorzystywać zebrane wyniki do wprowadzania udoskonaleń w proces
rekrutacji, onboardingu czy do prowadzenia rozmów z innymi działami oraz
negocjacji, wówczas rzeczywiście warto zbierać takie dane i analizować
zestawienia. Takie podejście jest szczególnie istotne w działach, które nie
posiadają odpowiedniego ATS, wspierającego ich w analityce, gdyż gromadzenie
danych będzie od nich wymagało czasu i skrupulatności. Jest to jednak
inwestycja, która powinna się zwrócić, gdyż dobre wyniki dowodzą o wartości
działu HR i jego wkładzie na rzecz rentowności firmy.
[1]Raport Płacowy 2019 – Trendy na rynku pracy, Hays 2019.
[2]https://wskaznikihr.pl/biblioteka/podsumowanie_raportu_wskaznikihr_2018_c4c21ba5.
[3]https://www.hays.pl/cs/groups/hays_common/documents/digitalasset/hays_2078590.pdf.
