Koszty i ich właściwe opisywanie, grupowanie i liczenie są ważne w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Duże firmy czy spółki mają wyspecjalizowane działy i specjalistów, którzy i liczą i analizują koszty. Powstały nawet działy kontroli kosztów zatrudniające specjalistów kontroli kosztów.
Największym jednak problemem jest liczenie kosztów w małych i średnich firmach, prowadzonych najczęściej w formie własnej działalności gospodarczej. I to niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, bo wśród tej grupy są także całkiem spore firmy. Jednym z powodów takiej sytuacji jest niewątpliwie fakt, że większość decyzji w takich firmach podejmuje właściciel, będący także dyrektorem kierującym całą działalnością przedsiębiorstwa. Najczęściej są to przecież osoby, które te firmy wiele lat temu zakładały, potem wiele lat żmudnie budowały i teraz trudno im spojrzeć na to ( takie prawie własne dziecko ) z pewnego dystansu. A dystans przy liczeniu kosztów jest absolutnie konieczny. Powiem więcej: najlepiej byłoby oddać tę działkę w obce ręce.
Drugim powodem jest także fakt, że jest mała świadomość znaczenia właściwego liczenia kosztów, ponieważ istnieje głębokie przekonanie, że jest to sprawa księgowości, a dla księgowości największe znaczenie ma fakt, czy poniesiony koszt można odliczyć w ustalonej wysokości od dochodu. Jest to oczywiście niezwykle ważne, ale niezależnie od tego czy poniesione koszty zostaną odliczone od dochodu czy nie, to zostały one poniesione. Natychmiast pojawia się w związku z tym pytanie, kto i kiedy podlicza i analizuje koszty, które nie zostały zaksięgowane, czasami nawet nie wystawiony został na nie rachunek.
A konkretne kwoty pochodzące ze sprzedaży towarów lub usług zostały wydane!
Myślę, że nawyki osób zarządzających związane ze sposobem wydawanie pieniędzy powodują, że nikt nie zastanawia się nad tym, w jaki sposób są wydawane pieniądze i nie spisują wszystkich wydawanych kwot. Także pytania o pensję dla właściciela wywołują zwykle pewne zdziwienie.
Natomiast faktem jest, że nie da się zarządzać firmą w sposób nowoczesny bez właściwego liczenia wszystkich przychodów i kosztów, ponieważ od prawidłowego policzenia kosztów zależna jest kalkulacja odpowiedniej ceny. Nie znając rzeczywistych kosztów prowadzonej działalności, właściciel czy szef firmy nie jest w stanie odpowiednio skalkulować ceny tzn. tak, aby firma przynosiła zysk.
W takich sytuacjach najpierw pojawia się pytanie, od czego zacząć. W tym przypadku zacząć należy od uświadomienia sobie, że całość przychodów ze sprzedaży, bez względu na jej wielkość w liczbach bezwzględnych, stanowi 100 %.
Najlepiej wyrazić to w postaci koła.
Całość koła to 100 % czyli całość sprzedaży.
Od ogólnej kwoty sprzedaży odliczamy po kolei poszczególne koszty, zaczynając od kosztów zakupu lub produkcji towaru. Zależy to od tego czy jest to firma handlowa czy produkcyjna.
Potem odliczane są po kolei wszystkie grupy kosztów, a na koniec zostaje kwota zysku.
Ważne:
Wszystkie grupy kosztów podajemy w % licząc od kwoty ogólnej sprzedaży.
Przykładowa tabela grup kosztów – w załączeniu.
Na tym diagramie widać wyraźnie, jak bardzo zysk zależny jest od wielkości kosztów. Warto więc, aby zarządzający firmą zatrzymał się na dłużej na analizie tych wielkości w %.
Patrząc na to ma się wrażenie, że jest to dość proste. I tak jest naprawdę. Aby jednak w sposób właściwy liczyć koszty, trzeba je przyporządkować konkretnym osobom i działom. Musi więc najpierw powstać system organizacyjny, aby móc w sposób profesjonalny pogrupować koszty.
Warto opracować taki system nawet jeśli w firmie pracuje jedynie 5 – 8 osób, bo w ten sposób przygotowujemy solidne podstawy do dalszego rozwoju firmy. Przygotowanie systemu organizacyjnego wymusza niejako powstanie strategii marketingowej. I tak firma rozpoczyna swój własny, w jakimś sensie niezależny byt.
Ważny w tym przypadku jest nie tylko efekt końcowy, ale także, a może przede wszystkim, cały proces przygotowania tych dokumentów, w który powinni być zaangażowani wszyscy pracownicy firmy, łącznie z właścicielem, jeśli pracuje on w firmie i podejmuje decyzje. Jego miejsce w systemie organizacyjnym firmy musi być precyzyjnie określone, łącznie z zakresem obowiązków i zadaniami.
Przy okazji prowadzonych rozmów i analiz wypracowywane są często nowe strategie i likwidowane niepotrzebne procesy czy procedury. Takie działania powinny być prowadzone regularnie, minimum raz w roku. Najlepiej przy podsumowaniu i ocenie roku poprzedniego.
System organizacyjny
System organizacyjny może być oczywiście dużo bardziej rozbudowany.
Ważne:
Każdy pracownik firmy musi mieć swoje miejsce w systemie. Nikt nie może być poza nim, ponieważ przedsiębiorstwo jest pewną organizacyjnie zamkniętą całością.
Ważne jest to jeszcze z jednego powodu. Otóż koszty firmy związane są nierozerwalnie z pracownikami, zwłaszcza że koszty płac i inne koszty osobowe stanowią często dość sporą część kosztów.
Drugim koniecznym elementem jest strategia marketingowa. Bardzo często jest ona opracowywana przez zewnętrznych specjalistów i jest obszerna i skomplikowana. Ale można ją opracować własnymi siłami, tak aby wszyscy pracownicy ją znali.
Najprościej to ujmując: strategia marketingowa to całość procesów zachodzących między firmą a jej klientami, związanych z oferowanymi przez firmę towarami lub usługami.
To najprostszy schemat strategii marketingowej, czyli kto, co i komu w jaki sposób, kiedy i po ile oferuje i sprzedaje.
Taką strategię mogą a nawet powinni przygotować pracownicy działu marketingu danego przedsiębiorstwa, a jeśli nie ma wyspecjalizowanego działu, to właściciel ze swoim najlepszym sprzedawcą. Oni przecież wiedzą najlepiej, do kogo kierują swoją ofertę, co jest dla nich najważniejsze i co jest najważniejsze dla ich klientów. A poza tym, to oni będą ją potem realizować.
Jej opracowanie może stać się motorem szybkiego rozwoju firmy i zdobywania nowych rynków i klientów.
życzę powodzenia
Anna Bombała
Moda Consulting
